Les trente jours avant la visite de validation, point par point

Trente jours avant une visite de validation, l’enjeu est l’ordre et la preuve. Cette checklist s’adresse aux EHPAD publics autonomes et associatifs de 60 à 120 places, aux équipes de direction et aux médecins coordonnateurs, ainsi qu’aux cabinets de conseil préparant plusieurs dossiers.

Chaque étape renvoie à une pièce, un responsable et un délai. Terminologie des référentiels AGGIR et PATHOS, conversion GMP, PMP et GMPS en dotation soins et en forfait dépendance selon la valeur du point GIR départementale. Repères: article D. 312-158 du code de l’action sociale et des familles, missions du médecin coordonnateur, travaux de la Caisse nationale de solidarité pour l’autonomie.

Semaine 1: figer le périmètre et rassembler le cadrage

Liste nominative des résidents à la date de référence

Premier geste: arrêter la date et l’heure de référence qui figeront les présents. La note précise la date de visite, le mode de comptage des présents physiques et les cas limites (ex.: résident hospitalisé mais non sorti administrativement). En fin de semaine: note de service signée, horodatée.

Deuxième geste: éditer la liste nominative des résidents présents à cette date (nom, prénom, date de naissance, date d’entrée, unité, identifiant interne). En complément, préparez la liste des absences de plus de 72 heures si vous la distinguez. Pièce attendue: extraction du DPI ou du registre d’admission, en PDF et en tableur.

Historique des deux validations précédentes et notifications reçues

Troisième geste: rassembler les mouvements de l’année (entrées, sorties, retours d’hospitalisation, changements d’unité, aggravations déclarées). Pièces: relevé mensuel de mouvements et synthèse trimestrielle pour expliquer la dérive entre deux coupes.

Quatrième geste: ressortir les codages AGGIR et PATHOS validés lors des deux visites précédentes et les fiches de coupes associées, y compris les exports GALAAD conservés. Cinquième geste: retrouver les notifications tarifaires correspondantes, dotation soins et forfait dépendance, et les impacts reportés dans le CPOM et l’EPRD. En fin de semaine, l’ensemble est classé et prêt.

Geste	Responsable	Pièce attendue
Arrêter la date de référence	Direction	Note de service signée et horodatée
Éditer la liste nominative	Cadre de santé	Extraction DPI, PDF et tableur
Rassembler les mouvements	Secrétariat/Admissions	Registre mensuel et synthèse trimestrielle
Ressortir les codages antérieurs	Médecin coordonnateur	AGGIR et PATHOS validés, exports GALAAD
Notifications tarifaires	Direction	Arrêtés et notifications, mention CPOM et EPRD

Semaine 2: revue AGGIR et chasse aux incohérences

Reprise des dix variables discriminantes par service

Organisez la revue par unité plutôt que par ordre alphabétique pour réunir AS, IDE de l’unité, cadre et, si besoin, médecin coordonnateur. Parcourez les dix variables discriminantes de la grille AGGIR, cotées A, B ou C, en vous appuyant sur les transmissions et observations récentes, pas seulement sur la coupe précédente.

Objectif de fin de semaine: produire une liste unique des items à confirmer (nourritures, élimination, hygiène, habillement, transferts, déplacements, communication, orientation, et les deux autres variables discriminantes), classée par impact potentiel sur le GMP, nombre de résidents concernés et ancienneté de la preuve.

Liste des contradictions à arbitrer avec le médecin coordonnateur

Certaines cotations peuvent sembler fragiles au regard de la cohérence d’ensemble (ex.: C en transferts sans trace dans les transmissions, ou passage de A à C en toilette sans aggravation tracée). Ne tranchez pas en silo: mutualisez les doutes dans une liste d’arbitrage médicale conduite par le médecin coordonnateur.

Le rôle du médecin coordonnateur est défini par l’article D. 312-158 du code de l’action sociale et des familles, consultable via le code de l’action sociale et des familles sur Légifrance. L’arbitrage clinique appartient au médecin coordonnateur; la direction garantit la traçabilité. La validation finale relève du médecin du conseil départemental et du médecin de l’agence régionale de santé.

Semaine 3: revue PATHOS et pièces justificatives

États pathologiques et profils de soins repris un par un

La revue PATHOS porte sur le lien entre l’état pathologique, le profil de soins et la prise en charge effectivement tracée. Reprenez chaque état pathologique, vérifiez la pertinence médicale actuelle et confrontez-la aux profils de soins codés. Focalisez-vous sur la continuité des soins et les modalités concrètes, en cohérence avec les recommandations de la Caisse nationale de solidarité pour l’autonomie.

La qualité de la preuve est déterminante le jour de la visite. Un profil de soins sans ordonnance en cours de validité, sans protocole associé ni transmissions infirmières récurrentes sera fragilisé. À l’inverse, un profil appuyé par une ordonnance, un protocole, des transmissions datées et, s’il y a lieu, des bilans réguliers, sera défendable, y compris en cas de variabilité mensuelle.

Recherche des ordonnances, protocoles et transmissions

Constituez la liasse de preuve par résident et par codage. Attribuez un responsable et une échéance à chaque pièce manquante; décidez explicitement des codages abandonnés faute de preuve pour éviter les revirements. En fin de semaine, disposez d’une liste finale des pièces à obtenir ou à classer.

• Ordonnances en cours: traitements anticoagulants, antibiothérapie, insuline, antalgiques de palier adapté.
• Protocoles et plans de soins: pansements complexes, prévention d’escarres, perfusions, oxygénothérapie.
• Transmissions ciblées et bilans: IDE, AS, kinésithérapie, diététique, traçabilité de l’éducation thérapeutique.
• Résultats et comptes rendus: examens biologiques pertinents, comptes rendus d’hospitalisation utiles au profil.
• Historique de variabilité: preuves datées montrant la permanence d’une charge de soins significative.

Pour affiner la méthode de constitution de preuve, voir Monter le dossier de preuve de chaque codage AGGIR et PATHOS. Cette étape facilite aussi la préparation d’une éventuelle évolution vers une section unique soins et dépendance.

Semaine 4: montage de la liasse et répétition

Ordre de classement et repérage rapide

Objectif: retrouver un dossier en moins de deux minutes. En tête: une synthèse établissement (date de référence, liste nominative, récapitulatif GMP, PMP et GMPS, valeur du point GIR départementale de la dernière notification, écart entre situation tarifée et situation réelle si vous le suivez). Puis les dossiers résidents, tous au même format.

Pour chaque résident: une fiche de synthèse, la grille AGGIR signée, les états pathologiques et profils PATHOS, puis les pièces justificatives dans l’ordre de citation. Numérotez les pages, insérez un sommaire et des intercalaires. Préparez un jeu complet pour la séance et un jeu de secours, et conservez la version électronique au même classement.

• Synthèse établissement, puis liste nominative cumulée et mouvements.
• Dossiers résidents: fiche synthèse, AGGIR, PATHOS, preuves, ordonnancement identique.
• Annexes: notifications antérieures, extraits EPRD, références CPOM si utile.

Répétition sur dix dossiers tirés au sort

Organisez une répétition en présence de la direction, du médecin coordonnateur et d’un cadre de santé. Tirez dix dossiers au sort, simulez la présentation de chaque codage, chronométrez le repérage et notez les hésitations. Corrigez immédiatement écarts, oublis d’ordonnances ou incohérences de transmissions.

Cette répétition révèle souvent les zones grises à forte incidence sur la défense du GMP et du PMP. Elle permet aussi d’aligner les rôles en séance: qui présente l’AGGIR, qui présente les profils PATHOS, qui ouvre les annexes. Pour le cadre réglementaire de la validation et des notifications, un rappel utile est proposé dans Codage, validation, tarification, qui décide quoi exactement.

La veille et le jour même

Salle, exemplaires, personnes présentes

La veille, réservez une salle calme sur toute la durée de la visite, avec accès au DPI si nécessaire et un poste pour l’impression ponctuelle. Préparez au moins deux exemplaires complets de la liasse, plus les chemises résidents. Assurez la disponibilité du médecin coordonnateur et d’un cadre de santé tout au long de la séance, en complément de la direction.

Vérifiez la logistique: numérotation uniforme, sommaire à jour, signets ou intercalaires, et une feuille d’émargement. Anticipez aussi les demandes fréquentes: dernière notification tarifaire, références CPOM et extraits EPRD. Pour un rappel des orientations en cours, le site du ministère est un point d’entrée généraliste: le portail du ministère de la Santé.

Consigner les points en litige pendant la séance

Pendant la séance, tenez un registre écrit des arbitrages: chaque codage écarté est noté avec le motif donné par le médecin du conseil départemental ou le médecin de l’ARS, la pièce produite et, s’il y a lieu, la pièce manquante. Consignez au fil de l’eau pour éviter les pertes d’information.

Quand un point est remis à plus tard, notez l’engagement précis, la pièce attendue et l’échéance. À l’issue, classez le registre avec la liasse présentée et conservez une copie électronique. Cette discipline facilitera la traduction ultérieure dans le CPOM et l’EPRD, sans reconstitution postérieure incertaine.

Le lendemain: archiver avant d’oublier

Ce qui doit être conservé et sous quelle forme

Dès le lendemain, archivez: la liasse telle que présentée, le registre des arbitrages et litiges, la liste des codages écartés avec leur motif, et les demandes complémentaires exprimées oralement. Conservez-les en deux formats, papier relié et électronique, avec un index par résident et par thème, et un horodatage.

Produisez une note interne qui récapitule les points en suspens, les pièces à produire et les responsabilités attribuées, avec un calendrier réaliste. Cette note constituera votre point de départ pour la prochaine coupe et alimentera votre suivi continu. Le lien avec la section unique soins et dépendance doit être envisagé, au moins à titre de scénario, voir Section unique soins et dépendance, préparer son codage.

Si votre établissement suit en continu la dérive entre la situation tarifée et la situation réelle, intégrez les écarts constatés et les pièces manquantes dans votre tableau de bord mensuel. La formalisation, même minimale, évite de repartir de zéro et conforte la continuité de la preuve entre deux visites. Rappelez que GALAAD reste l’outil public de référence pour l’export réglementaire.

Pour conclure, une méthode qui reste opposable

La checklist ci-dessus ancre chaque geste dans un document, un responsable et un calendrier, ce qui la rend opposable le jour de la validation. Elle n’élimine ni les aléas médicaux ni les incertitudes de la réforme vers une section unique soins et dépendance, mais réduit les zones fragiles et facilite le dialogue avec les validateurs.

Le suivi mensuel GMP, PMP et GMPS, la détection des incohérences et la liste des pièces manquantes peuvent être structurés dans vos propres tableaux, ou via les formules Ponderea, sans se substituer à GALAAD. L’important reste la traçabilité: un codage défendu est un codage appuyé par une preuve disponible et retrouvée en moins de deux minutes.