Comparatif
Ponderea ou le tableur de suivi AGGIR et PATHOS maison
Presque tous les EHPAD que nous rencontrons ont déjà un fichier. Il a été construit par une infirmière coordinatrice ou une adjointe de direction, il fait le GMP, parfois le PMP, et il rend de vrais services. La question n’est donc pas de savoir s’il fonctionne, mais ce qu’il devient quand la population change tous les mois et qu’un validateur demande la pièce qui soutient une ligne saisie il y a deux ans.
Le comparatif poste par poste
| Critère | Ponderea | le tableur de suivi AGGIR et PATHOS maison |
|---|---|---|
| Recalcul du GIR, du GMP et du PMP | Automatique à chaque mouvement enregistré, sur la population vivante du mois | Formules à maintenir à la main, cassées au premier tri de colonnes |
| Formule du GMPS | GMP augmenté de 2,59 fois le PMP, recalculé en direct | Souvent figée sur la population de la dernière coupe validée |
| Valeur du point GIR départementale | Saisie datée par établissement, exercices antérieurs conservés | Une cellule que personne ne pense à corriger après l’arrêté tarifaire |
| Historique des modifications | Chaque changement horodaté et attribué à son auteur | Aucune trace, sauf à multiplier les copies datées du fichier |
| Détection des codages fragiles | Quarante et une règles de contrôle, alertes classées par montant en jeu | Relecture humaine, dépendante du temps disponible au printemps |
| Pièces justificatives | Registre par résident, pièce attendue, responsable nommé et échéance | Un classeur séparé, rarement relié à la ligne de cotation |
| Travail à plusieurs | Comptes distincts direction et médecin coordonnateur sur la même base | Deux versions du fichier qui divergent en quinze jours |
| Document remis au validateur | Dossier paginé, détail par résident, preuves rattachées et journal | Impression du tableur, difficile à suivre pendant la visite |
| Simulation de scénarios | Coupe en l’état, coupe documentée, hypothèse de section unique | Un duplicata du fichier par hypothèse, comparé à la main |
| Coût | 149 euros HT par mois pour un établissement jusqu’à 130 places | Gratuit en licence, payé en journées de reprise chaque printemps |
Ce que le tableur fait très bien
Il faut commencer par là, sinon la comparaison est malhonnête. Un tableur bien construit calcule un GMP juste, se modifie sans demander l’autorisation à personne, s’ouvre sur n’importe quel poste et ne coûte rien en licence. Pour une direction qui veut vérifier un ordre de grandeur avant un dialogue de gestion, c’est l’outil le plus rapide qui existe. Beaucoup de fichiers que nous reprenons sont d’ailleurs remarquables de soin, et leur structure est reprise telle quelle à l’import.
Il a aussi une qualité que peu de logiciels ont: son auteur le comprend entièrement. Personne n’a besoin de formation, la logique de calcul est visible cellule par cellule, et une erreur se corrige en trente secondes. Ce n’est pas un détail dans un établissement qui n’a ni siège ni direction financière dédiée, où l’outil qui n’est pas maîtrisé par une personne présente sur place est un outil qui finit par ne plus servir.
Là où il casse: la population vivante
Le point de rupture n’est pas le calcul, c’est le temps. Un tableur photographie une population à une date. Or entre deux coupes, dix huit à vingt deux entrées passent dans un établissement de 84 places, des résidents sortent, des états s’aggravent. Maintenir le fichier à jour chaque mois suppose d’ajouter des lignes, de retirer les sortants de la moyenne, de conserver l’historique, et de refaire toutes les formules pondérées. Personne ne tient ce rythme douze mois de suite avec les autres missions à conduire.
Ce qui se produit alors est toujours le même scénario. Le fichier reste calé sur la dernière coupe validée, la direction pense suivre son GMP alors qu’elle suit celui de 2020, et l’écart avec la charge réellement documentable grandit sans être mesuré. Sur notre exemple de 84 places, cet écart atteint 83 000 euros par an. Le tableur ne se trompe pas: il répond exactement à la question qu’on lui a posée le jour où on l’a rempli.
La preuve, ce qu’un tableur ne porte pas
Une colonne intitulée pièce reçue avec une croix ne vaut rien devant un médecin validateur. Ce qu’il faut produire, c’est l’ordonnance en cours qui soutient le profil de soins, le protocole daté, le compte rendu d’hospitalisation ou la transmission ciblée, et il faut la produire en moins de deux minutes sans quitter la table. Un registre de preuves rattache chaque pièce attendue à la ligne de cotation qu’elle défend, avec un responsable par service et une échéance suivie jusqu’à la clôture.
Le second manque est l’historique. Un tableur ne dit pas qui a modifié la cotation d’un résident, ni quand, ni sur quel constat. Or c’est exactement ce que la visite de validation demande à reconstituer quand une cotation a évolué depuis la coupe précédente. Un horodatage attribué à son auteur transforme une affirmation en élément de dossier, et supprime la discussion sur la bonne foi de l’établissement, qui n’a jamais fait gagner un point à personne.
Ce que coûte vraiment un fichier gratuit
La licence est gratuite, le fonctionnement ne l’est pas. Comptez la reprise de printemps, quand il faut remettre le fichier à niveau avant la coupe, les journées passées à retrouver les pièces des codages les plus anciens, la réunion de réconciliation entre le tableur de gestion et le dossier médical, et les points abandonnés faute de temps. Rapportés à 149 euros HT par mois, ces postes sont rarement à l’avantage du fichier, surtout si un seul point de PMP vaut 3 089 euros par an chez vous.
Le coût le moins visible est la dépendance à une personne. Le fichier appartient à celle qui l’a construit, et son départ emporte la logique de calcul avec elle. Nous avons repris des tableurs dont plus personne dans l’établissement ne savait expliquer une colonne, à trois mois de la visite. La reprise des deux dernières coupes prend quatre heures en moyenne quand un export existe, précisément parce que le tableur reste la meilleure porte d’entrée dans l’outil.
Quand l’alternative reste le bon choix
Gardez votre fichier si votre coupe vient d’être validée, si votre CPOM démarre et si la personne qui tient le tableur est en poste, motivée et présente aux revues mensuelles. Gardez le aussi si votre capacité est faible, parce que la valeur d’un point diminue avec le nombre de places et que l’enjeu financier ne justifie alors pas un abonnement. Enfin, si votre établissement change de logiciel de soins cette année, ne superposez pas deux chantiers: finissez la migration d’abord.
Le verdict
Le tableur reste imbattable pour vérifier un ordre de grandeur en dix minutes. Il perd dès que la question devient continue et probatoire: suivre une population qui change tous les mois, garder la trace de qui a modifié quoi, et sortir la pièce demandée pendant la visite. Le choix ne porte donc pas sur la qualité du calcul, il porte sur la durée. Si votre prochaine coupe engage cinq exercices, l’outil doit tenir cinq exercices.
Questions frequentes
- Peut on récupérer notre fichier existant?
- Oui, c’est le chemin habituel. Les grilles AGGIR et les codages PATHOS s’importent depuis un export tableur, avec les GMP et PMP validés des deux dernières coupes et leurs dates. Comptez quatre heures en moyenne pour un établissement de 60 à 120 places lorsque l’export existe. Les colonnes propres à votre fichier sont conservées en commentaire quand elles portent une information utile à la validation.
- Et si nous voulons ressortir nos données plus tard?
- L’export en tableur exploitable et en PDF paginé est disponible à tout moment, sans demande préalable et sans frais. Le dossier de coupe complet, détail par résident, preuves rattachées et journal des modifications, s’édite dans les deux formats. Vous n’êtes engagé sur aucune durée: l’abonnement se résilie et les données partent avec vous, dans un format que votre tableur relit directement.
- Faut il abandonner Excel complètement?
- Non, et la plupart de nos établissements continuent de l’utiliser pour ce qu’il fait bien: une simulation rapide en réunion, un tableau à envoyer au trésorier, un tri ponctuel. Ce qui change, c’est que le fichier n’est plus la source de vérité sur la cotation et les preuves. Il redevient ce qu’il est: un outil de calcul, alimenté par un export, et non l’archive officielle de votre établissement.
Ponderea ou le tableur de suivi AGGIR et PATHOS maison
Le tableur reste imbattable pour vérifier un ordre de grandeur en dix minutes. Il perd dès que la question devient continue et probatoire: suivre une population qui change tous les mois, garder la trace de qui a modifié quoi, et sortir la pièce demandée pendant la visite. Le choix ne porte donc pas sur la qualité du calcul, il porte sur la durée. Si votre prochaine coupe engage cinq exercices, l’outil doit tenir cinq exercices.